Dokumen merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Dengan dokumen semua pekerjaan atau data menjadi rapi. Namun, bagaimana jika dokumen terjadi usang, tentu saja hal tersebut sangat mengganggu.
Kini ada jasa document imaging yang merupakan layanan untuk mengubah dokumen berupa kertas (harcopy) baik data data berupa tulisan tangan maupun hasil cetak komputer menjadi dokumen dalam bentuk file softcopy di komputer.
Dengan proses yang canggih menggunakan aplikasi khusus yang digunakan melalui proses pemindaian yang kemudian akan diubah menjadi sebuah file di komputer (softcopy) sebagai bentuk dokumentasi yang sangat simpel.
Beberapa keuntungan dengan melakukan untuk membuat softcopy dengan sistem dokumen image yaitu
- Mempermudah pencarian dalam sebuah dokumen
Berbeda dengan hardcopy, untuk mencari sebuah kata misalnya harus dengan teliti halaman demi halaman sungguh menyita waktu. Namun, jika sudah dalam bentuk dokumen softcopy sangat mudah sekali untuk melakukan pencarian sebuah kata menggunakan sistem searching dan index dari software komputer berdasarkan kata kunci yang dikehendaki. Menjadikan pekerjaan sangat mudah dan cepat tentunya menjadikan dokumen bentuk hardcopy ke softcopy di komputer - Dokumen mudah untuk diperbanyak
Dengan file di komputer tentunya sudah barang tentu memperbanyak dengan sangat cepat, tinggal menggunakan fasilitas copy dan paste. Berbeda dengan file hardcopy yang sangat ribet untuk dibagikan yang terlebih dahulu untuk melalui proses foto copy yang memakan waktu lama, belum lagi untuk menyusunnya. - Dokumen lebih mudah untuk diberi label
Dokumen yang sangat penting terutama dokumen sebuah perusahaan dengan tingkat kerahasiaannya yang memiliki jenjang. Dengan data yang sudah diolah dalam bentuk file digital dapat diakses dan diatur dengan mudah. Misalnya, dokumen satu hanya bisa dibaca oleh beberapa level atau staf sedangkan untuk level yang lebih tinggi bisa mengakses edit dan baca - Dapat digunakan oleh beberapa orang sekaligus
Dalam bentuk digital tentunya dapat diakses oleh banyak orang sekaligus. Misalnya, jika data berada jauh dari lokasi bisa memanfaatkan fasilitas internet untuk mengaksesnya. - File aman
Dengan file bentuk softcopy keamanan terjaga menggunakan kunci tertentu yang dibuat.
Sungguh sangat memudahkan pekerjaan dengan adanya sistem document imaging. Untuk kegiatan tersebut, RDS.co.id merupakan solusi untuk mengubah bentuk hardcopy menjadi softcopy yang terjamin kerahasiaan dan keamananya dengan harga yang terjangkau.
